Beschaffung

Um eine nachhaltige Außer-Haus-Gastronomie zu führen, müssen Sie die Beschaffung dahingehend anpassen. Hier könnten Schwierigkeiten auf Sie zukommen, da Rohstoffe mit bio, fairer, saisonaler oder regionaler Qualität teurer sind als die konventionelle Variante. Ein kosteneffizientes Einkaufen muss daher gut geplant sein. Aufgrund der vielschichtigen Marktanforderungen reicht es nicht mehr, wenn Sie sich nur am Preis orientieren.

Wenn Sie ein öffentlicher Träger der Gemeinschaftsverpflegung sind, haben Sie Kund*innen und die Öffentlichkeitdie eine nachhaltige Verpflegung und Dienstleistung fordern. Um Ihr Unternehmen nachhaltig auszurichten, müssen Sie mit Ihren Geschäftsführern zusammenarbeiten. Diese müssen die Vorgaben für das gesamte Unternehmen anpassen, um die ausgearbeiteten Strategien besser umsetzten zu können. Gleichzeitig müssen Sie die gesetzlichen Vorgaben im öffentlichen Raum beachten.  

Eine nachhaltige Ausrichtung bedeutet für Sie 

  • die Einhaltung planetarer Grenzen bei Lebens- und Betriebsmitteln
  • faire Arbeitsbedingungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette
  • eine gesunde und nachhaltige Ernährung für Ihre Kund*innen 

Das Erfolgsrezept ist eine integrierte Beschaffungsstrategie in Ihrem Betrieb, die sich nicht auf den Preis beschränkt, sondern die Nachhaltigkeitsanforderungen berücksichtigt.  Die höheren Kosten können an folgenden Stellen im Kernprozess ausgeglichen werden:

  • Lebensmittelabfall reduzieren
  • Speisen mit unterschiedlichem Wareneinsatz
  • saisonales Angebot nutzen
  • vegetarisch/ vegan kochen
  • kleine Portionsgrößen bei tierischen Produkten
  • Ganztierverwertung

Produktspezifikationen

Regionalität

Sie können die regionale wirtschaftliche Struktur fördern, indem Sie regionale Produkte von kleinen bis mittleren Betrieben, landwirtschaftlichen Betrieben oder Verarbeitungsbetrieben verwenden. Diese vertreten am ehesten regionale Produkte. Somit verkürzen Sie die Lieferwege und es entsteht eine Einsparung bei den CO2-Emissionen. Wir empfehlen Ihnen zusätzlich Betriebe zu wählen, die auf artgerechte Tierhaltung setzten oder Bio-Betriebe sind.

Regionalität ist gegeben wenn:

  • die gesamte Wertschöpfungskette (also auch die Herstellung der Futtermittel für die Tiere) in der Region liegt
  • alle Prozesse und Produkte aus der Region stammen und es keine importierte Ware gibt

Der regionalen Umkreis ist durch den Betrieb definiert. Gegebenenfalls können Sie sich bei Kollegen aus anderen AHG-Betrieben der Region oder bei Ernährungsräten erkundigen. 

Auf Webseiten wie „Regio-Portal“ oder „Green Canteen“ kann nach Lieferanten oder Erzeugern, die auf regionale Produkte setzen, gesucht werden. Wenn Sie aus der bayrischen Gegend stammen, können Sie auch über die Internetseiten Wirt sucht Bauer oder „Regio Verpflegung Vernetzungsmöglichkeiten finden. Alternativ besteht die Möglichkeit sich an Öko-Modellregionen zu orientieren, die sich zur Aufgabe gemacht haben die Verfügbarkeit bio-regionaler Lebensmittel zu fördern.

Saisonalität

Saisonalität ist gegeben, wenn Obst und Gemüse:

  • zu der richtigen Jahreszeit und mit aktuellen klimatischen Bedingungen, 
  • auf natürliche und ressourcenschonende Art und Weise wachsen durften.

Aufgrund der Wirtschaftlichkeit setzen viele Landwirt*innen auf Gewächshäuser, die beheizt und künstlich bewässert werden müssen. Durch die Industrialisierung der Landwirtschaft sind Gemüsesorten, wie Tomaten und Gurken das ganze Jahr vorhanden, obwohl diese nur zu einer bestimmten Jahreszeit wachsen können. Dies hat zur Folge, dass viel Wasser verbraucht wird und eine Menge Energie fürs Heizen benötigt wird. Das Ausweichen auf importierte Ware aus Südeuropa ist nicht die Lösung. Sie können die Nachhaltigkeit fördern, indem Sie Ihren Speiseplan an die aktuelle Saison anpassen und die verfügbaren regionalen und saisonalen Produkte verwenden. 

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Bio

Wenn Sie zusätzlich auf Bio-Produkte setzen, tragen Sie dazu bei, dass Böden und Wasser geschont werden und eine positive Auswirkung auf das Tierwohl, die biologische Vielfalt und die menschliche Gesundheit entsteht. Außerdem können Sie damit negative Auswirkungen der konventionellen Landwirtschaft reduzieren. Denn konventionelle Landwirtschaft hat aufgrund von Überdünung, Antibiotikaresistenz bei Tieren durch die präventive Verabreichung und Pestizideinsatz negative Auswirkung auf die Umwelt.  

Um die Verfügbarkeit der Bio-Produkte zu erhöhen und regionale Strukturen zu fördern, können Sie auf lange Sicht einen Vertragsanbau mit Erzeugergemeinschaften mehrerer landwirtschaftlicher Betriebe abschließen. Denn die Mengen die eine Großküche verbraucht sind meist zu hoch für nur einen Betrieb. Da die Umsetzung einige Zeit benötigt können Sie vorerst auf Alternativen, wie nur regionale und saisonale Produkte zurückgreifen oder Bio-Produkte, die nicht regional sind. Dabei empfehlen Wir Ihnen festzulegen wie groß die Entfernung sein darf und aus welchen anderen Regionen oder Ländern Bio-Produkte genutzt werden dürfen. Dabei sollten Sie die Bio-Variante bei Möglichkeit, der konventionellen Variante, immer vorziehen. Große Bio-Lebensmittellieferanten finden Sie auf der Seite www.oekolandbau.de. 

Fairtrade

Wenn Sie auf Fairtrade-Produkte setzen, fördern Sie die Gesundheit der Arbeiter*innen. Außerdem wird die Umwelt geschützt durch den Verzicht auf Pestizide. Sie unterstützen, dass die Bäuer*innen feste Löhne bekommen und durch verschiedene Prämien auch den Kindern der Produzent*innen Bildung ermöglicht wird. Fairtrade bezieht sich nicht nur auf ökologische und ökonomische, sondern auch auf soziale Kriterien.  

Fairtrade-Produkte erkennen Sie am Fairtrade-Siegel. Fairtrade- Labels gibt es jedoch mehrere. Diese kennzeichnen teilweise nicht nur die Fairtrade-Herstellung, sondern auch die Bio-Qualität des jeweiligen Produkts. Unfaire Arbeitsbedingungen in der Lebensmittelindustrie gibt es in jedem Land, so auch in Ländern wie Deutschland oder Italien. Als Hilfestellung empfehlen Wir Ihnen den NAHGAST-Rechner zu nutzen. Dieser bewertet das Risiko unfairer Arbeitsbedingungen in den Herkunftsländern der Produkte. Auf der Internetseite von Fairtrade Deutschland finden Sie eine Übersicht mit Bezugsquellen und vielen Produktbeispielen 

Hier finden Sie eine Übersicht mit Produkten, die in Fairtrade-Qualität bezogen werden können.

Es gibt nicht nur faire Einzelprodukte, sondern auch Mischprodukte, die entweder zu 100% aus fairen Zutaten bestehen oder in denen ein Teil der Rohstoffe fair gehandelt ist. Der faire Anteil ist festgelegt. Wir empfehlen Ihnen bei Produkten, die in der Nähe verarbeitet werden, zusätzlich darauf zu achten Produkte von Unternehmen zu kaufen, die in Kooperation mit Behindertenwerkstätten stehen. Solche Höfe finden Sie auf der Internetseite der deutschen Arbeitsgemeinschaft für soziale Landwirtschaft. 

Sie werden in Ihrer Küche nicht alle Produkte direkt auf Fairtrade-Produkte umstellen können. Wir empfehlen Ihnen mit einfachen Produkten, wie Kaffee, Tee oder Schokolade anzufangen. Diese Produkte sind leicht in guter Qualität und der entsprechenden Menge zu beschaffen. Anschließend können Sie sich nacheinander einzelne Produktgruppen vornehmen und umstellen.  

Es gibt auch Produkte, die nicht in großen Mengen angeboten werden. Hierbei können Sie auf die Zusammenarbeit mit den Lieferanten setzten und diese damit beauftragen nach größeren Chargen zu suchen und so eine gemeinsame nachhaltige Weiterentwicklung fördern.  

Eine Alternative dazu wäre die Umstellung des Speiseplans, wenn ein Produkt nur in kleinen Mengen erhältlich ist. Wenn die Möglichkeit besteht, können Sie den Rest der Menge mit einheimischen Produkten auffüllen. Kocht Ihre Küche mit hohem Conviniencegrad ist es aufwändiger Fairtrade Produkte zu suchen. Für die Beschaffung müssen  Lieferanten angefragt und damit beauftragt werden faire Produkte anzubieten.  

Artgerechte Tierhaltung

Artgerechte Tierhaltung erkennen Sie am Bio-Siegel oder an speziellen Tierschutzlabeln, die garantieren, dass die Tiere aus guter Haltung kommen, wo ihre arttypischen Bedürfnisse beachtet werden.

Die Labels, die es neben dem Bio-Siegel gibt, haben teilweise andere Regeln für artgerechte Tierhaltung. Beispielsweise seihen hier die Labels „Neuland“ und „Für mehr Tierschutz“ genannt. Das Besondere an dem Label für mehr Tierschutz ist die Einteilung in zwei Stufen. Bei der Premiumstufe wird mehr Fläche pro Tier berechnet und auf mehr Auslauf für Kühe und Legehennen gesetzt. 

Das Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft entwickelt mit der staatlichen Initiative Eine Frage der Haltung“ das Programm “Mehr Tierwohl” um einheitliche Vorgaben in Deutschland zu erreichen. Wenn Sie eine genauere Übersicht über die verschiedenen Tierwohlstandards bekommen möchten, können Sie sich auf der Internetseite „Tierwohl stärken“ unter dem Stichpunkt Einkaufhilfen, Tierwohl-Label informieren.  

Wir empfehlen Ihnen tierische Produkte aus konventioneller Haltung bei Möglichkeit immer durch tierische Produkte aus artgerechter Tierhaltung zu ersetzten. Aufgrund der höheren Kosten könnten Sie zum Beispiel als Einsparungsmöglichkeit die Portionen im Speiseplan minimieren.  

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Nachhaltiger Fischfang

Vielleicht haben Sie schonmal gehört, dass unsere Weltmeere zu 25% überfischt sind. Doch auch 53% der nicht überfischten Regionen werden bis zu ihrer maximalen Grenze ausgenutzt. Dabei geraten in die Netzte der Fischer nicht nur die Speisefische, sondern auch große oder geschützte Tiere wie Delphine, Meeresschildkröten oder HaieDies hat nicht nur ökologische Konsequenzen, sondern löst auch Probleme bei den Menschen aus Fischerregionen aus, die ihren Lebensunterhalt mit dem Fischfang, der Verarbeitung und dem Verkauf verdienen.  

Jod und Omega-3-Fettsäuren sind wichtiger Bestandteil einer gesunden Ernährung und vermehrt in Fisch zu finden, aber auch in Algen und Nüssen. Wenn Sie den Fisch in Ihrem Speiseplan nicht ersetzen wollen, sollten Sie darauf achten nur Fisch zu kaufen, der das MSC- bzw. ASC-Siegel trägt (Marine Stewardship Council– bzw. Aquaculture  Stewardship Council– Siegel). Diese Siegel stehen für nachhaltigen Fischfang. 

Speisefisch sollten in Ihrem Speiseplan nur eine ergänzende Rolle spielen und kein tägliches Lebensmittel sein. Eine genaue Übersicht der überfischten Tierarten finden Sie auf den Seiten des Einkaufratgebers für Verbraucher*innen.

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Ohne Gentechnik

Erst seit einigen Jahrzenten werden Organismen genetisch verändert. Dies geschieht auf künstliche Weise und ist auf natürlichem Weg nicht möglich. Die Langzeitfolgen und Konsequenzen für Mensch und Natur sind noch nicht deutlich erkennbar. 

Wir raten Ihnen genveränderte Produkte und Lebensmittel nicht in Ihrer Küche zu verwenden und stattdessen auf Bio-Produkte zurückzugreifen. Denn in Deutschland stoßen genveränderte Produkte bei Konsumierenden auf Ablehnung. Außer Bio-Produkte können Sie auch Produkte mit dem freiwilligen Label „Ohne Gentechnik“ vom BMEL verwenden. Bei beiden Optionen wird gewährleistet, dass ohne Gentechnik gearbeitet wurde. Für die Beschaffung sollten Sie daher ein eigenes Kontrollsystem anlegen. 

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Mehrwert- und Mehrwegsysteme

Unsere Meere sind nicht nur überfischt, sondern werden mit immer mehr Plastikmüll verschmutzt, denn jährlich landen etwa 12,7 Tonnen Plastikmüll im Meer. Wie Sie sich bestimmt denken können, hat das gravierende Folgen für die Pflanzen und Tiere der Meere. Die Tiere können sich an den Plastikteilen verletzten, verfangen oder diese auch verschlucken. Besonders Einwegplastik ist hierbei vertreten. In Deutschland gibt es verschiedene Recycling-Systeme, trotzdem werden 56 % des Mülls verbrannt, was zu höheren Emissionen von gefährlichen Klimagasen führt.

Doch auch der zu recycelnde Müll wird nicht komplett in Deutschland verwertet, sondern wird exportiert. Ein Sechstel des Mülls wird in andere Länder exportiert ohne Nachweis, dass dieser Müll dort auch wirklich recycelt wurde. 

Wenn Sie einen hohen Conviniencegrad in Ihrer Küche haben, fällt viel Verpackungsmüll an. Müll fällt aber auch in anderen Bereichen an, wie zum Beispiel dem Angebot von Kaffee To-GoPro Jahr sind es 463 Millionen Tonnen und das nur in Deutschland. 

Verpackung sparen durch:

  • Kommunikation mit den Lieferanten: Verpackungsgrößen so weit wie möglich auf Großgebinde umstellen. 
  • Integration eines Mehrwegsystems
  • Integration eines internen oder externen Pfandsystems

Ein externes Pfandsystem bedeutet, dass das Pfandsystem durch einen anderen Dienstleister angeboten wird und Sie nicht selbst für das Spülen der Behälter zuständig sind

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Arbeitskleidung und Reinigung

Die meisten Textilien werden aus dem globalen Süden bezogenIn vielen Betrieben sind die Löhne für eine Existenz nicht ausreichend und Zwangs- und Kinderarbeit ist Alltag. Es werden Chemikalien eingesetzt, die nicht nur für den Menschen gesundheitsschädlich sind, sondern auch für die Umwelt, da sie oft falsch entsorgt werden. Bei Reinigungsmittel sieht es nicht anders aus.  

Wir empfehlen Ihnen sowohl Arbeitskleidung als auch Reinigungsmittel zu wählen, die das EU-Eco-Label und den Fair-Trade-Textilstandard tragen. Diese Produkte sind nachweislich in Bio-Qualität hergestellt und unter fairen Bedingungen.  Bei Reinigungsmitteln wird nicht nur auf die Herstellung geachtet, sondern auch darauf, dass sie bei der Entsorgung biologisch abbaubar sind.

Auf der Seite www.nachhaltige-beschaffung.info finden Sie Leitfäden und Siegel für die Beschaffung von nachhaltiger ArbeitskleidungEinen Leitfaden zu nachhaltigen Reinigungsmitteln gibt es auf der Seite www.zukunft-einkaufen.de. 

Ausschreibungen für Lieferanten formulieren

Allgemeines zu Ausschreibungen

Der Aspekt der Nachhaltigkeit sollte von Anfang an in Ihrer Strategie verankert sein. Besonders bei privatwirtschaftlichen Unternehmen sollte auch die Geschäftsführung dahinterstehenAber auch Organisationen mit öffentlichen Auftraggeber*innen müssen eine nachhaltige Ausrichtung vorweisen. Wenn Sie eine Ausschreibung formulieren, sind Sie besonders an die rechtlichen Vorgaben gebunden.  

Vor der Erstellung Ihrer Ausschreibung, müssen Sie klären wie hoch der Gesamtauftragswert. Hier entscheidet sich, ob ein nationales Vergabeverfahren (<214.000€) oder ein EU-Vergabeverfahren (>214.000€) nötig ist. Bei letzterem müssen Sie den Auftrag europaweit ausschreiben lassen.  

Oft ist es von Vorteil größere Aufträge in Lose, sprich Teilausschreibungen, zu fassen. Die Einteilung kann zum Beispiel in pflanzliche und tierische Produkte erfolgen. Damit können Sie kleine bis mittlere Betriebe unterstützen und vor allem für Sie passende Lieferanten finden. Beim Berechnen des Gesamtauftragswerts müssen Sie die Lose zusammenrechnen.

Ein Beschaffungsauftrag wird in Leistungsbeschreibung, Eignungskriterien, Ausführungsbedingungen und Zuschlagskriterien eingeteilt. Diese vier Punkte werden im Folgenden erklärt. 

Bitte bedenken Sie, dass unsere Tipps zwar auf der aktuellen Rechtslage basieren, jedoch keine rechtssichere Vorlage darstellen. Wir empfehlen Ihnen Ihre fertige Ausschreibung von zuständigen Expert*innen überprüfen zu lassen.  

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Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist der wichtigste Teil der Ausschreibung. Hier müssen Sie erklären welche Produktqualitäten (z.B. Conviniencegrad) und Prozessqualitäten (z.B. Herstellungsprozesse der gesamten Lieferkette/Herkunft) Sie benötigen. Dabei müssen Sie sich nicht nur auf die ökologischen Nachhaltigkeitskriterien beschränken, sondern können sich auch auf die sozialen Kriterien beziehen. Dies finden Sie unter der Vergabeverordnung und der UnterschwellenvergabeverordnungDarunter finden Sie ebenfalls Vorgaben zur Bio-Qualität oder zum Verzicht von Gentechnik. Aufgrund des EU-Vergaberechts, dass andere EU-Länder nicht benachteiligt werden dürfen, ist die Forderung regionaler Produkte nicht erlaubt. Es könnten Nachteile im Wettbewerb entstehen. Dies können Sie umgehen, indem Sie auf frische saisonale Produkte setzen oder beim Lebendtransport die Kilometerzahl einschränken. Solche Vorgaben können nur regionale Lieferanten erfüllen. 

Prozessqualität festlegen:

  •  Siegel und Gütezeichen nutzen. Da Siegel zum Teil ähnliche Vorgaben haben, sollten Sie ein bestimmtes Siegel mit „gleichwertig“ ergänzen, um Anbieter mit ähnlichen Standards nicht auszuschließen. Die Bestimmung der Gleichwertigkeit wird einfacher, wenn sie die entscheidenden Merkmale auflisten.
  • keine Herstellernamen oder bestimmte Markenprodukte nutzen
  • bei Anforderungen an verschiedene Produktgruppen, sollten Sie diese einteilen (z.B. in Frischware, Lagerware und tierische Produkte; bei nicht Lebensmitteln in Verpackungsarten, Arbeitskleidung und Reinigungsartikel). An genauen Vorgaben können die Lieferanten ihre Portfolios besser ausrichten.  
  • Je nach Küchenanforderung können Produktspezifikationen mit Bezug auf die Prozessqualität gestellt werden (Basisanforderungen, mittlere und hohe Anforderungen). Hier finden Sie Beispiele dafür. 

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Eignungskriterien

Wenn Sie sich an einem Vergabeverfahren eines öffentlichen Auftraggebers beteiligen wird entschieden, ob Ihr Betrieb dafür geeignet ist. Den Rahmen der Eignungskriterien legt die Vergabeverordnung fest. Durch die Eignungskriterien wird deutlich, ob die benötigten Leistungen durch den Anbieter erbracht werden können. 

Eignungskriterien:

  • Leistungsfähigkeit im wirtschaftlichen und finanziellen Kontext (Überprüfung der Mindest- oder Durchschnittsumsätze)
  • technische und berufliche Fähigkeiten (ermittelt durch Zertifizierungen) 
  • Befähigung des Bieters den Beruf auszuüben, entsprechende Berufserlaubnis (Überprüfung der Einträge im Berufs- oder Handelsregister)
  • Vorerfahrungen mit anderen Anbietern (wenn Sie eine Gemeinschaft bilden wollen)

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Ausführbedingungen

Wenn Sie als öffentlicher Auftraggeber über die rechtlich einzuhaltenden Vorschriften (§ 128 Abs.1 GWB) hinausgehen wollen, können Sie Ihre Bedingungen mit dem § 128 Abs.2 GWB ermöglichen. Dies gestattet Ihnen durchgehenden Einfluss auf die Umsetzung des Auftrages, trotz der Erteilung eines Zuschlags. Da teilweise Zuschläge einzelne Prozesse regeln, müssen Sie beachten, dass Ihre Bedingungen in Verbindung mit dem Auftrag stehenDabei geht es nur um Ihren konkreten Auftrag und um das geforderte Produkt oder Dienstleistung, nicht um anderweitige Lieferverträge oder ausgeführte Arbeiten des Unternehmens.  

Für „sensible“ Produkte, wie fairer Kaffee oder Kakao dürfen keine gesetzlichen Regelungen formuliert werden. Sie können jedoch durch abgestimmte Formulierungen erkannt werden. Wenn Sie auf saisonale Produkte abzielen, können Sie einen Saisonkalender anbieten. Auch das Thema unnötige Verpackung können Sie damit thematisieren.   

Sie haben auch die Möglichkeit weitestgehende Transparenz in der Produktionskette zu beanspruchen, um sicherzustellen, dass nicht nur das Endprodukt, sondern alles in der EU produziert wurde.  

In diesem Abschnitt können Sie auch festlegen welches Produkt wann und wie oft in der Woche geliefert werden sollte. 

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Zuschlagkriterien

Mit den Zuschlagskriterien berücksichtigen Sie qualitative, umweltbezogene und soziale Kriterien. So finden Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis des wirtschaftlichsten Angebots. Dabei dürfen Sie den Wettbewerb nicht gefährden. Wenn Sie Zuschläge für Angebote erteilen, müssen diese angemessen überprüft werden können. Die Kriterien müssen sachlich, transparent und politisch korrekt formuliert werden. Das Unternehmen, sowie beteiligte Personen stehen nicht im Bezug dazu. 

Sie können die Kriterien mithilfe einer Benotung oder eines Punktestandes miteinander vergleichen und bewerten. 

Bei den für Sie wichtigen Zuschlagskriterien, wie verschiedene Verpackungen, können Sie andere Bewertungsmaßnahmen festlegen. So erhalten Sie auch teurere Angebote, wenn diese besser zu Ihren Anforderungen passen. Nachhaltigkeit wird nicht durch Mindeststandards erreicht, für festgelegte Normen können Sie deshalb keine Zuschläge verteilen. Bei besonderen Aspekten wie bestimmten Siegeln können andere Wertungen vorgenommen werden.  

Wenn Sie Praxisbeispiele oder eine Übersicht der rechtlichen Grundlagen haben wollen, können Sie für weitere Informationen die Internetseite www.nachhaltige-beschaffung.info nutzenUm Gütezeichen oder Siegel zu vergleichen, können Sie die Seite www.oeffentlichebeschaffung.kompass-nachhaltigkeit.debesuchen. Hier finden Sie auch Formulierungshilfen für Ihre AusschreibungenUm einen Überblick über die Anforderungen an Verpflegungsdienstleistungen für öffentliche Einrichtungen zu bekommen, nutzen Sie den Leitfaden „Mehr Bio in Kommunen“.

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